Відділ з питань діловодства та звернень громадян
Забезпечує організацію діловодства у виконавчих органах міської ради згідно Інструкції з діловодства.
Розробляє інструкції, методичні рекомендації щодо застосування законодавства про звернення громадян і ведення діловодства по зверненням та надає з цих питань практичну та методичну допомогу.
Здійснює попередній розгляд документів, що адресовані керівництву міста.
Забезпечує складання звітності перед Харківською обласною державною адміністрацією з питань виконання делегованих повноважень виконавчими органами міської ради.
Здійснює прийом реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної кореспонденції і передає її відповідно до розподілу обов’язків керівництву та виконавцям.
Здійснює прийом, реєстрацію, облік і відправку вихідної кореспонденції.
Забезпечує тиражування для виконавчих органів міської ради рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших документів.
Складає зведену номенклатуру справ апарату міської ради та її виконавчого комітету, погоджує її з керівником архівного відділу.
Забезпечує роботу з обліку архівних справ у виконавчому комітеті міської ради, готує документи для передачі до архівного відділу.
Готує проекти рішень виконавчого комітету міської ради та проєкти розпоряджень міського голови з питань, що належать до компентенції відділу.
Забезпечує передачу телефонограм для участі керівників та працівників підприємств, установ та організацій у міських заходах, тощо.
Здійснює попередню співбесіду з громадянами, які виявили бажання звернутися на особистий прийом до міського голови, надає їм консультації та роз’яснення. Забезпечує реєстрацію і облік письмових звернень громадян.
Бере участь у розробці і виданні довідників, збірників, необхідних для роботи міської ради та її виконавчого комітету, з питань віднесених до компетенції відділу.
Здійснює постійний моніторинг пропозицій, заяв та скарг громадян, з’ясовує причини породження повторних скарг.
Організовує особисті та виїзні прийоми громадян міським головою та його заступниками, розробляє графіки прийому, здійснює облік доручень і вказівок, даних на прийомі та здійснює контроль за їх виконанням.
Розробляє і бере участь у розробці проєктів нормативно-правових актів (рішень, розпоряджень міського голови, програм, положень, Регламенту виконавчих органів міської ради тощо), що стосуються питання відділу.
Здійснює облік та контроль за виконанням структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету документів, доручень щодо вирішення питань, які порушувались громадянами усно та письмово, узагальнює та проводить моніторинг цієї роботи.
Надає виконавцям попереджувальні матеріали щодо термінів виконання контрольних документів та звернень громадян.
Інформує керівництво про стан роботи із зверненнями громадян.
Повертає на доопрацювання документи виконавцям, які подані до Відділу з порушенням вимог інструкції з діловодства та порядку роботи зі зверненнями громадян.
Організовує роботу з обробки персональних даних громадян, які звернулися до керівництва міської ради, на базі персональних даних «Звернення громадян».
Забезпечує захист персональних даних громадян, які звернулися до керівництва міської ради та підлягають обробці.
Здійснює контроль за виконанням відповідних функцій спеціалістами Відділу, відповідальних за організацію робіт з обробки персональних даних та їх захисту в частині окремих складових бази персональних даних «Звернення громадян».
Прасол Ольга Олексіївна - начальник відділу з питань діловодства та звернень громадян апарату виконавчого комітету міської ради
Години та дні прийому: щоденно 8:00-16:00, перерва 12:00-13:00, каб. № 10
Працівники відділу з питань діловодства та звернень громадян апарату виконавчого комітету міської ради:
Журавель Ірина Анатоліївна - головний спеціаліст, тел. 0(5745) 2-35-91 каб. № 9
Янкевич Наталія Олексіївна - головний спеціаліст, тел. 0(5745) 2-35-91 каб. № 9
Соколовська Олена Григорівна - головний спеціаліст, тел. 0(5745) 2-68-22 каб. № 7
Лемза Наталія Володимирівна - головний спеціаліст. тел. 0(5745) 2-68-22 каб. № 7