Прасол Ольга Олексіївна

Попередня діяльність

• -: -

Опис повноважень

1. Очолює відділ, здійснює організацію та керівництво його діяльності, розподіляє обов’язки між працівниками, координує та контролює їх роботу. Планує роботу відділу відповідно до покладених на нього завдань і функцій.
2. Забезпечує організацію діловодства у виконавчих органах міської ради згідно Інструкції з діловодства.
3. Забезпечує підготовку проєктів рішень виконавчого комітету міської ради та проєктів розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу.
4. Розробляє і бере участь у розробці проєктів нормативно-правових актів (рішень, розпоряджень міського голови, програм, положень, Регламенту виконавчих органів міської ради тощо), що належать компетенції відділу.
5. Розробляє інструкції, методичні рекомендації щодо застосування законодавства про звернення громадян і ведення діловодства за зверненнями громадян, надає з цих питань практичну та методичну допомогу.
6. Здійснює попередній розгляд документів, що адресовані керівництву міста.
7. Забезпечує складання звітності перед Харківською обласною державною адміністрацією з питань виконання делегованих повноважень виконавчими органами міської ради.
8. Здійснює прийом, попередній розгляд, забезпечує облік вхідної кореспонденції і передає її відповідно до розподілу обов’язків керівництву та виконавцям.
9. Складає зведену номенклатуру справ апарату міської ради та її виконавчого комітету, погоджує її з керівником архівного відділу.
10. Забезпечує роботу з обліку архівних справ у виконавчому комітеті міської ради, готує документи для передачі до архівного відділу.
11. Здійснює попередній прийом громадян, які записуються на особистий прийом до міського голови, надає їм консультації та роз’яснення. Забезпечує реєстрацію і облік письмових звернень громадян.
12. Здійснює постійний моніторинг пропозицій, заяв та скарг громадян, з’ясовує причини породження повторних скарг.
13. Організовує особисті та виїзні прийоми громадян міським головою та його заступниками, розробляє графіки прийому, здійснює підготовку доручень, наданих в ході особистого прийому громадян та здійснює контроль за їх виконанням.
14. Здійснює облік та контроль за виконанням структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету документів, доручень щодо вирішення питань, які порушувались громадянами усно та письмово, узагальнює та проводить моніторинг цієї роботи.
15. Надає виконавцям попереджувальні матеріали щодо термінів виконання контрольних документів та звернень громадян.
16. Забезпечує захист персональних даних громадян, які звернулися до керівництва міської ради та підлягають обробці, здійснює контроль за їх виконанням.